Kalenterisi ei tyhjene itsestään

Artikkeli on julkaistu alunperin Tietoakselin blogissa.

 

 

”Elämäntilanteeni nyt vain on sellainen, että…”

”Haluaisin kyllä, mutta minulla ei ole aikaa.”

”Voin tehdä niin sitten kun olen…”

Oletko koskaan kuullut kenenkään käyttävän ylläolevia lauseita? Kymppi vetoa, että olet itsekin joskus sanonut samankaltaisuuksia. On niin helppoa syyttää olosuhteita. Toisaalta, moni pitää onnistumisen mittarinaan kalenterin täyteyttä ja elämän kiireellisyyttä. Kaikkien niiden todo-listojen ja palavereiden viidakossa unohtuu kuitenkin jotain tärkeää.

Sinä.

Lähestytään asiaa toisesta näkökulmasta. Yrityksen tehtävänä on tuottaa voittoa omistajilleen ja arvoa asiakkaalleen. Tätä voidaan mitata yksinkertaisilla, numeerisilla mittareilla. Syy – seuraussuhteet ovat yleensä päivänselviä. Kun työ on tehty, voidaan laskuttaa asiakasta tai kun työntekijä saavuttaa tietyn tehokkuusasteen, saa yritys voittoa työntekijän toiminnasta. Usein näistä yksinkertaisista jatkumoista ja numeroista unohtuu kuitenkin se yrityksen tärkein resurssi.

Sinä.

Vaikka välillä tuntuu että kalenterisi täyttyy kuin itsestään, niin se ei silti tyhjene itsestään. Tyhjäämistä varten pitää kääriä hihat. Priorisoida, karsia ja keskittyä. Priorisoida asiat tärkeysjärjestykseen, jotta jokaisena päivänä ja viikkona ne tärkeimmät asiat tulee tehdyksi. Karsia tai delegoida prioriteettilistan loppupäästä niitä asioita, jotka eivät ole välttämättömiä juuri sinun tehtävinäsi. Ja lopuksi keskittyä siihen, mikä on se tärkein asia juuri kyseisellä hetkellä.

Tätä laulua olet varmasti kuullut monestakin eri lähteestä. Keskity, ole tehokas, blaa blaa. Kyse on aika perinteisestä tehokkuusajattelusta. Mutta olemme vasta puolessa välissä tätä tarinaa. Tarkoituksena ei ole olla tehokkaampi itse tehokkuuden takia. Toiminnan seurauksena kalenteriisi nimittäin vapautuu aikaa, ja olennaista on, mitä teet sillä ajalla.

Kuvittele itsesi kertomassa työkaverillesi että ”mulla oli viime maanantaina iltapäivä tyhjänä, joten päätin käydä auttamassa Sirkkaa siinä isossa projektissa ja sen jälkeen juttelin vielä tunnin verran Petrin kanssa”. Tästä kuvitteellisesta esimerkistä voi seurata paljon hyviä asioita. Esimerkiksi, työstä aiheutuva stressitaso helpottaa, kun palauttelee keskittyneen työskentelyjakson, tässä tapauksessa aamupäivän jälkeen[1]. Toisekseen, ylläpidät positiivista ilmapiiriä työpaikalla auttamalla ja keskustelemalla muiden kanssa[2]. Kolmanneksi, työpaikan vapaissa keskusteluissa kehitetään hiljaista, niin kutsuttua tacit-tietoa, jota on vaikea mitata ja joka liittyy uuden kehittämiseen ja innovaatioihin[3]. Nämä vain muutamina esimerkkeinä yhdestä kuvitteellisesta iltapäivästä.

Siis pienillä muutoksilla olennainen työ tulee tehtyä tehokkaasti, aikaa jää sosiaalisiin kanssakäymisiin tai muihin töihin, ja loppujen lopuksi jokainen voittaa. Ja kenestä muutos lähti?

Sinusta ja sinun kalenteristasi.

Kertauksena:

  1. Priorisoi ja löydä se mitä juuri sinun on tärkeää tehdä
  2. Karsi ja delegoi listan loppupäästä asioita
  3. Keskity käsillä olevaan asiaan

Ja ennenkaikkea, tarkkaile mihin käytät vapautunutta aikaa. Käytätkö sen keskittymisestä palautumiseen, ylimääräisten töiden tekemiseen vai hukuttaudutko sosiaaliseen mediaan? Päätös on sinun, kuin myös siitä seuraavat olosuhteet.

 

 

 

[1] http://www.forbes.com/sites/jennagoudreau/2013/03/20/12-ways-to-eliminate-stress-at-work/#235288c37ff7

[2] http://www.monster.com/career-advice/article/10-signs-positive-workplace

[3] http://www.tlu.ee/~sirvir/IKM/Theoretical_models_of_Information_and_Knowledge_Management/the_nonaka_and_takeuchi_knowledge_spiral_model.html