Siirretäänkö teillä hiljaista tietoa?

Artikkeli julkaistu alunperin Tietoakselin blogissa.

 

Suomessakin vahvana vallinneessa mestari-kisälli –asetelmassa piilee suuri viisaus. Aikanaan koulut käytyään oli nuori oppipoika valmis kisällinäytteeseen. Kisällinäytteen annettuaan hänestä ei tullut vielä mestaria, mutta hän oli oikeutettu siirtymään mestarin oppiin. Mestarin kanssa ahkeroidessaan hän ei keskittynyt enää perusteisiin, vaan opetteli käsityöläiskulttuuria ja käytänteitä. Hän tankkasi mestarin vuosien kokemusta itseensä.

Kun kokenut palomestari siirtyy eläkkeelle, häviää palolaitokselta yhden henkilön työpanoksen lisäksi jotain paljon suurempaa. Palomestari vie mukanaan kymmenien vuosien tarinat erilaisista pelastusoperaatioista ja niissä toimimisesta. Kaikkien niiden operaatioiden seurauksena palomestari on oppinut ratkomaan haastavimmatkin tilanteet yhdistelemällä kokemuksista saatua tietoa. Tietoa, joka ei lue yhdessäkään kirjassa.

Japanilaiset tutkijat Nonaka ja Takeuchi ovat kirjoittaneet kirjan ”The Knowledge-Creating Company”. Heidän mukaansa tietoa on kahdentyyppistä:

  1. Täsmällistä ja tarkkaa tietoa, jonka voi kirjoittaa ohjekirjoihin ja oppaisiin
  2. Hiljaista tietoa, joka opitaan kokemalla ja joka siirtyy metaforien ja tarinoiden kautta

Täsmällinen tieto on kirjoitettu kirjan kansien väliin, mutta hiljainen tieto elää, liikkuu ja mukautuu ympäristön ja tekijöiden mukana. Kuinka usein onkaan juuri valmistunut opiskelija siirtynyt työelämään, luullen olevansa ammattilainen ja valmis, vain huomatakseen kuinka työelämässä joutuukin soveltamaan kaikkea oppimaansa. Joskus koulussa opittu teoria ei edes päde työelämän puolella.

Hiljainen tieto tulee kokemuksen myötä. Se on samaan aikaan sekä lohdutonta että lohdullista. Lohdutonta, koska sitä ei voi koskaan hallita täydellisesti ja sitä saa ainoastaan ajan kanssa. Lohdullista kuitenkin, koska sitä on mahdollista löytää kuuntelemalla kokeneempia, tankkaamalla vanhempien työntekijöiden tarinoita ja tekemällä töitä ahkerasti.

Vaikka hiljainen tieto onkin epätarkkaa ja kokemuspohjaista, ei se kuitenkaan ole jotain mystistä ja jossain tuolla ilmassa leijailevaa. Sitä on vaikeaa mitata, mutta varsin helppo jakaa. ”Vanha parta”, joka nojailee työkaverin huoneen ovenkarmiin ja kertoo tarinaa vuosien takaisesta onnistuneesta myyntitilanteesta, on itseasiassa hiljaisen tiedon siirtämisen ytimessä. Turhan tarkka tehokkusajattelu kitkee pois ihmisten väliset kohtaamiset, joissa usein siirretään hiljaista tietoa.

Kaikki lähtee kohtaamisen molemmista osapuolista eli työntekijöistä. Ovatko vanhemmat ja kokeneemmat henkilöt valmiita jakamaan tarinoitaan ja salaisia niksejään muille? Tai ovatko kokemattomat henkilöt korvat höröllä kuuntelemassa vai keskittyvätkö keksimään pyörää uudelleen? Kun ihmisten välillä vallitsee luottamus ja avoimuus niin tarinoiden ja metaforien keskellä siirtyy valtava määrä tietoa, jota kukaan ei ole koskaan kirjoittanut ylös.

Toinen tulokulma hiljaisen tiedon siirtämisen edistämiseen on yrityksen kulttuurissa. Annetaanko yrityksessä tilaa ihmisten välisille kohtaamisille kesken työpäivän? Jos myyjä on yksin vastuussa koko Savon alueesta niin onko hänellä ketään kenen kanssa keskustella omasta työstään? Tunnistaako yrityksen johto ne hetket, kun jotain arvokasta siirtyy eläkkeelle jäävältä henkilöltä eteenpäin? Vastuu hiljaisen tiedon siirtämisen mahdollistamisessa on niin työntekijällä kuin työnantajallakin.

Kaikkea hiljaista tietoa ei kuitenkaan kannata siirtää. ”Näin on tehty kaksikymmentäkolme vuotta!”, mutta ei tehdä enää. Samalla kun vanhat siirtävät omaa tietoa ja kokemustaan eteenpäin, on uusien osattava arvioida kuulemaansa ja uudistuttava. Varsinkin nykyään, kun maailma muuttuu järkyttävän nopeaa tahtia, on uusissa työntekijöissä voima uusien näkökulmien tuomiseen. Vanhentuneet asenteet kannattaa jättää menneeseen.

Seuraava vaihe hiljaisen tiedon siirtämisestä on uuden tiedon jalostaminen. Täsmällisen tiedon, hiljaisen tiedon ja uudet näkökulmat yhdistäen on mahdollista luoda jotain uutta ja merkityksellistä. Niitä paljon puhuttuja innovaatioita! Mutta se on sitten jo toinen tarina se.

 

Onko teillä luotu otolliset olosuhteet hiljaisen tiedon siirtämiseen?